Счетоводен аутсорсинг или вътрешно счетоводство: изборът за бизнеса през 2023 година

През 2023 г. собствениците на фирми могат да избират как да организират счетоводна услуга: могат да наемат служител или да сключат договор със счетоводна кантора. И двата варианта имат своите плюсове и минуси.

Експертите съветват малките организации да възложат счетоводната работа. Що се отнася до средния и големия бизнес, ще бъде трудно без счетоводство на пълен работен ден. Ако една малка компания има средно 300 транзакции на месец, тогава голяма компания може да има същия брой транзакции на ден. В този случай се нуждаете от служител, който ще бъде "в крак".

Какво е счетоводен аутсорсинг 

Счетоводният аутсорсинг предполага изнасяне на счетоводните и отчетните функции извън компанията, когато тези задължения се прехвърлят по силата на договора на трета страна. Услугата започна да набира популярност през 2021 г. поради значителни спестявания за бизнеса. Спецификата на счетоводния аутсорсинг е, че компанията клиент получава не конкретен служител, а услуга. Например услуга за обработка на авансови отчети или счетоводство. Фирмата заплаща само за извършената работа. Предимството на този подход е, че при аутсорсинга работата няма да спре, ако служител излезе в отпуск или се разболее. В допълнение, аутсорсинг клиентът по правило не получава един служител, а цял персонал, където всеки служител има специфична функция.

 

Работният процес е изграден по следния начин: клиентът предоставя цялата информация, така че възложителят да може да започне да води записи. Списъкът на услугите се договаря при сключване на договора. Аутсорсинг компаниите са отговорни за всички свои грешки. Съгласно договора те се задължават да възстановят всички глоби, неустойки и пропуски, възникнали в счетоводния процес по вина на техните служители. Мярката за отговорност на аутсорсинг компаниите се определя в договора. Аутсорсинг компаниите осигуряват непрекъсната работа на клиента.

Видове счетоводен аутсорсинг

В момента има няколко вида аутсорсинг на счетоводство. Сред тях е консултирането. Тази услуга е необходима в ситуация, когато служителите на компанията имат въпроси относно счетоводството. Най-често това се случва при актуализиране на законодателството и въвеждане на нови форми за отчитане. Счетоводните консултации в този случай ви позволяват бързо да разрешите проблема с минимални разходи. Компанията може да възложи някои области на счетоводството. В същото време организацията запазва свой собствен главен счетоводител, а малки части от счетоводството се прехвърлят на външен специалист или компания. Например, изплащането и отчитането се извършва от самия главен счетоводител, а счетоводството за разплащания с доставчици и изпълнители се възлага на външни изпълнители. Най-популярните области на счетоводството, които се възлагат на външни изпълнители, са управление на кадрови досиета, обработка на първични документи, експортно-импортни операции, взаимни разчети с контрагенти и други.

Организацията може напълно да се откаже от счетоводната и икономическа вътрешна услуга и да прехвърли функциите си на трета страна. В този случай цялото счетоводство, отчитане и разплащания с бюджета се прехвърлят изцяло на възложителя. Клиентът на услугата трябва да избере опитен и квалифициран специалист или компания с добри отзиви и опитни служители.

 Предимства на аутсорсинг на счетоводство:

- Икономии от персонал. Аутсорсингът на малка компания ще струва няколко пъти по-евтино от специалист на пълен работен ден, дори ако служителят работи на непълно работно време.

– Клиентът самостоятелно анализира и избира аутсорсинг компания, с която ще сключи договор. Можете да намерите доставчик на евтини, но висококачествени услуги без териториална обвързаност.

 

– Възможност за смяна на възложителя по всяко време. В този случай договорът за счетоводно обслужване не може да бъде подновен след изтичането му или прекратен без изчакване на датата на изтичане. Например при щатен служител, който е назначен за постоянно, това няма как да стане. Кодексът на труда на България предвижда много гаранции за работещите граждани.

– Няма риск от уволнение на счетоводителя и човешкия фактор. Всички служители на външния изпълнител са взаимозаменяеми.

– Рисковете са застраховани. Дори ако възложителят наруши действащите счетоводни разпоредби или например забави подаването на отчети, всички глоби и финансови загуби на клиента ще бъдат възстановени. Естествено, мерките за отговорност и размерът на обезщетението са посочени в договора.

Недостатъци на аутсорсинг счетоводството:

– Рискът от грешка при избора на доставчик на услуги. Клиентът трябва да подходи с максимално внимание и предпазливост при избора на потенциален аутсорсинг.

– Дори пълното прехвърляне на счетоводството по договор за аутсорсинг не освобождава компанията от данъчна, гражданска, административна и наказателна отговорност.

От началото на 90-те години на миналия век организациите приемат за правило да наемат собствен счетоводител, на когото може да се вярва с изчисления и да знае, че ще пази всички финансови тайни на локализацията. От средата на 2000-те години ситуацията започна да се променя и услугите за аутсорсинг и аутстафинг започнаха да набират популярност. Това засегна счетоводните услуги, финансовите и данъчните консултации. България започна да възприема опита на чуждестранни компании, където на всеки три блока има свои специалисти и дори отдели и отдели. От 2009 г. ситуацията започна да се променя. Предприятията, особено големите, започнаха да се пренасочват предимно към работа със служители на пълен работен ден. Развитието на малкия бизнес, както и последвалите кризи от средата на второто десетилетие, отново промениха пристрастията на интересите, компаниите започнаха да наемат счетоводители на свободна практика или да сключват договори с тях за услуги на парче. Но тази практика показа, че работата на много счетоводители, както на пълен работен ден, така и на свободна практика, не винаги е добра. Това се дължи не толкова на тяхната компетентност и професионализъм, колкото на липсата на други необходими звена в държавата или на същата свободна практика: адвокати, данъчни специалисти, финансови директори, помощник-счетоводители или лица, които се занимават повече с техническа работа и анализи на законодателството. Напоследък все по-често чуваме, че има много грешки от страна на счетоводителите, които се забелязват не в момента на съставяне на декларации или баланс, а в резултат на ревизия или дори данъчна проверка. А такива счетоводители също трудно се уволняват.

Какво е важно да се определи в договора за аутсорсинг на счетоводство

Сключването на договор за дистанционни счетоводни услуги е стратегическо решение на ръководството на организацията, което засяга цялата дейност на компанията и се отразява на нейната ефективност. Ето защо, преди да прехвърлите счетоводните функции на трета страна, е необходимо да се разработи план за преход към аутсорсинг. Рисковете от аутсорсинг на счетоводството могат да бъдат избегнати. За да направите това, трябва правилно да съставите договор. Той посочва списъка на услугите, задълженията и отговорностите на страните. Договорът трябва да включва такива клаузи, които посочват следните аспекти:

– изготвяне на данъчни и счетоводни отчети;

– предоставяне на данни на данъчните власти;

– възстановяване на глоби за грешки в счетоводството за своя сметка;

– запазване на поверителността на данните, получени от клиента;

– предоставяне на информация на клиента за всички новости в законодателството по счетоводните въпроси;

Важно е да обсъдите подробно с доставчика условията на работа, действията при евентуални рискове или прекратяване на сътрудничество. Тогава компанията клиент ще може бързо да се върне към предишното си функциониране без загуба на ефективност или спиране на дейността.

 

Сайтът се поддържа от дигитална агенция Viseo - пишете на office at w-seo dot com или се обадете на GSM 088 999 62 62
Компанията предлага поддръжка, оптимизация, актуализацияна уеб сайтове, актуализиране на CMS системи и много други. Поискайте оферта още днес ...